Επιλογή Σελίδας

Αξιότιμοι κύριοι,

Η Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου ως οργανωτικός φορέας διενεργεί ανοιχτή πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την επιλογή εταιρείας που θα αναλάβει την οργάνωση και διαχείριση του 21ου Πανελλήνιου Συνεδρίου της που προγραμματίζεται να γίνει τον Οκτώβριο 2021, και 10 Webinar- Διαδικτυακών Σεμιναρίων ένα κάθε μήνα, δύο (2) Νοέμβριος -Δεκέμβριος για το έτος 2020, και οκτώ (8) Ιανουάριος – Οκτώβριος εκτός Ιουλίου και Αυγούστου για το έτος 2021.
Για τη διενέργεια του διαγωνισμού το Δ.Σ. της Πανελλήνιας Εταιρείας
Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου αποτελεί την Επιτροπή Αξιολόγησης των προσφορών που θα κατατεθούν.
Παρακαλούμε όπως καταθέσετε την προσφορά σας σε 9 σφραγισμένα αντίτυπα, προσκομίζοντας τα στην έδρα της Εταιρείας Βελεστίνου 11, 115 23 Αθήνα δια αντιπροσώπου σας την Δευτέρα 26 η Οκτωβρίου 2020 και ώρα 12:00- 15:00 μ.μ., τα όποια θα παραληφθούν από την Γραμματεία της Εταιρείας. Ουδεμία περαιτέρω προσφορά θα γίνει δεκτή. Ακολούθως η συνεδρίαση του Δ.Σ. θα λάβει χώρα στα γραφεία της Εταιρείας, το
Σάββατο 7 η Νοεμβρίου 2020 και ώρα 10:00πμ. Η παρουσία σας για τυχόν περαιτέρω προφορικές εξηγήσεις επί των κατατεθειμένων προσφορών θα βοηθούσε το έργο του Δ.Σ. Η συνεδρίαση του Δ.Σ. θα έχει αποκλειστικό θέμα το άνοιγμα και την εκτίμηση των προσφορών για την ανάληψη της διοργάνωσης των κάτωθι συνεδρίου και των 10 Webinar- Διαδικτυακών Σεμιναρίων βασιζόμενοι αυστηρά στις προδιαγραφές που ακολουθούν:

Α. Σχετικά με το 21 ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ
Ημερομηνίες Συνεδρίου:7-10 Οκτωβρίου 2021

Συνεδριακός τόπος: Θεσσαλονίκη (διάρκεια 4 ημέρες)

  1. Απαιτούμενοι Συνεδριακοί χώροι και Αίθουσες
    – 1 κύρια αίθουσα 500 – 600 ατόμων σε θεατρική διάταξη
    – 2 αίθουσες 200 ατόμων σε θεατρική διάταξη
    – 1 αίθουσα 12-15 ατόμων για συνεδριάσεις του Δ.Σ., του Editorial Board, των Εταιρειών υποειδικοτήτων που θα λάβουν χώρα κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου
    – Εκθεσιακός χώρος για 30 περίπτερα
    – Χώρος για ανάρτηση 100 εργασιών σε μορφή poster (50 πάνελ διπλής όψεως)
  2. Γραμματειακή Υποστήριξη για την προετοιμασία του Συνεδρίου και κατά τη διάρκειά του
  3. Διαχείριση των abstracts και των ανακοινώσεων (προφορικών και posters)
  4. Εκτύπωση Συνεδριακών Εντύπων
    – 200 αφίσες (50χ70 εκατοστά, 4χρωμες)
    – 1500 τεμάχια Α΄ Ανακοίνωση (14Χ21, 3πτυχη, 4χρωμη)καιemails
    – 1700 τεμάχια φάκελοι αλληλογραφίας (15Χ22, 1χρωμοι)-1500 για την Α΄ ανακοίνωση και 200 για τις αφίσες
    – 800τεμάχια Τελικό Πρόγραμμα (Α4, 60 σελίδες, 4χρωμο)
    – 800τεμάχια СDπεριλήψεωνπου θα γίνει προσπάθεια να καλυφθούν ως χορηγία από εταιρεία.
    Σε περίπτωση μη εύρεσης χορηγίας για τα CD, οι περιλήψεις θα ενσωματωθούν στο τελικό πρόγραμμα, το οποίο θα είναι 90 σελίδες.Αν δεν υπάρξει χορηγία από εταιρεία,θα αναρτηθούν σε pdf μορφή στην ιστοσελίδα της Εταιρείας και ηλεκτρονική δωρεάν διανομή μέσω της ιστοσελίδας για τους συνέδρους μέσω κωδικού που θα λαμβάνουν με την εγγραφή τους.
    – 800κονκάρδες
    – 800πιστοποιητικά παρακολούθησης (4χρωμα)
  5. Έξοδα Ταχυδρόμησης των Εντύπων
    -Α΄ Ανακοίνωση
    – Αφίσες
  1. Προσκεκλημένοι ομιλητές
    – 2-3αεροπορικά εισιτήρια από την Εξωτερικό (οικονομική θέση)
    – 2-3 προσκεκλημένοι από το Εξωτερικό που θα καλυφθεί η διαμονή και εγγραφή τους
    – Μεταφορά όλων των ξένων προσκεκλημένων ομιλητών από αεροδρόμιο Θεσσαλονίκης-
    ξενοδοχείο –αεροδρόμιο Θεσσαλονίκης
  2. Οπτικοακουστικά μέσα του Συνεδρίου σε κάθε μία από τις αίθουσες
    – 1 datavideoprojector
    – 1 PC
    – 1 videoplayer(όχι για κάθε αίθουσα, μόνο ένα standby)
    – 2 οθόνες (3χ2) ή 1 γιγαντο-οθόνη
    – Σκηνικό στην πλάτη των ομιλητών
    – Γραφείο προετοιμασίας ομιλητών (όχι για κάθε αίθουσα, μόνο ένα)
    – Πλήρης ηχητική εγκατάσταση σε όλες τις αίθουσες
    – Τεχνική υποστήριξη
    – Επικουρική κάλυψη οποιασδήποτε ανάγκης προβολής
  3. Διάφορα έξοδα
    – Δημοσιότητα και προβολή του Συνεδρίου (Όχι έξοδα για συνέντευξη τύπου)
    – Κατασκευασμένη γραμματεία
    – Πανώ1-2 για το ξενοδοχείο του Συνεδρίου
    – Σήμανση χώρων
    – Μεταφορά Υλικού
    – Φωτογραφική κάλυψη των εκδηλώσεωνκαι ηλεκτρονική δωρεάν διανομή των φωτογραφιών
    μέσω της ιστοσελίδας του συνεδρίου για τους συνέδρους μέσω κωδικού που θα λαμβάνουν
    με την εγγραφή τους
  4. Κοινωνικές εκδηλώσεις
    – Δεξίωση υποδοχής
    – 2 Διαλείμματα καφέ / ημέρα (τιμή μετά από προσφορές)
    – Δείπνο Δ.Σ. (120-150 άτομα)
    Στις συζητήσεις – κατάθεση προσφορών για τις κοινωνικές εκδηλώσεις με το φορέα που θα το αναλάβει, θα συμμετέχουν και μέλη του Δ.Σ. για τον έλεγχο των τιμών και αποφυγή υπερκοστολογήσεων, π.χ. των διαλειμμάτων καφέ.
  1. Συνεδριακό υλικό
    – Πρόγραμμα
    – CD περιλήψεων
    – Τσάντα
    – Μπλοκ
    – Στυλό
    – Πλαστική θήκη για την κονκάρδα (περασμένη στο λαιμό)
    Εκτός από το πρόγραμμα όλα τα υπόλοιπα θα γίνει αρχικά προσπάθεια να καλυφθούν ως χορηγία από εταιρεία.
  2. Διοργάνωση της έκθεσης
    – Εκτός από την ενοικίαση του χώρου που αναφέρεται ανωτέρω
    – Εκτύπωση του πλάνου της έκθεσης
    – Εκτύπωση δελτίων εγγραφής εκθετών και συμβόλαιο
    – Αποτύπωση επί εδάφους του εκθεσιακού χώρου και παροχή ρεύματος
    – Το γραφείο που θα αναλάβει τη διοργάνωση, θα πρέπει κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου να
    εξασφαλίσει στην Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και
    Τραχήλου ξεχωριστό περίπτερο (συμπεριλαμβανομένης και της κατασκευής του), σε
    περίοπτη θέση. Κατά προτίμηση δίπλα στην Γραμματεία του Συνεδρίου.

12.Τα ξενοδοχεία που θα χρησιμοποιηθούν για τις ανάγκες του συνεδρίου θα πρέπει να καλύπτουν πολλές οικονομικές κατηγορίες προκειμένου να έχουν οι σύνεδροι (ειδικευμένοι, ειδικευόμενοι, μη ιατροί, φαρμακευτικές εταιρείες) δυνατότητα επιλογής, ενώ σε κάθε περίπτωση οι τιμές θα πρέπει να είναι χαμηλότερες των επίσημων τιμών των ξενοδοχείων προς τρίτους,όπως αυτές είναι προσπελάσιμες μέσω του διαδικτύου. Η όποια μείωση των τιμών επιτευχθεί λόγω του αριθμού των επισκεπτών, θα μετακυλιστεί στους συναδέλφους συνέδρους.
Στις συζητήσεις με τα Ξενοδοχεία θα συμμετέχουν και μέλη του Δ.Σ.

13.Δημιουργία ιστοσελίδας, δυναμικής με δυνατότητα κρατήσεων, εγγραφών, κατάθεσης εργασιών και πληρωμών on-line (secureserver)

  1. Αναμένονται περίπου:
    – 500-600 Σύνεδροι. Οι ομιλητές και οι πρόεδροι, συντονιστές πληρώνουν εγγραφή.
    – Κόστος εγγραφής:150 Ευρώ(αρχική περίοδος) και200 Ευρώ(αργότερα)
    – Ειδικευόμενοι:50 Ευρώ
    – Λοιποί ιατροί και επαγγελματίες υγείας:100 Ευρώ
    – Φοιτητές: Δωρεάν,χωρίς να δικαιούνται καμιά παροχή πέραν του πιστοποιητικού παρακολούθησης.
    – Υπολογίζονται περίπου 4-6 διαφημιστικές καταχωρήσεις σε όλα τα έντυπα. 2 στην Α΄
    ανακοίνωση και 4 στο τελικό πρόγραμμα.
    – Αναμένονται 20-30 περίπτερα με κόστος 250 € /M 2 (κλιμακωτές τιμές ανάλογα με τη θέση).
    – Αναμένονται 1-2 δορυφορικά συμπόσια.

Β. Σχετικά με τα 10 Webinar
– Διαδικτυακά Σεμινάρια
Αφορά στην οργάνωση 10 Webinar- Διαδικτυακών Σεμιναρίων ένα κάθε μήνα, δύο (2) Νοέμβριος -Δεκέμβριος για το έτος 2020, και οκτώ (8) Ιανουάριος – Οκτώβριος εκτός Ιουλίου και Αυγούστου για το έτος 2021, με ελάχιστη διάρκεια μιας ώρας και μέγιστη διάρκεια τριών ωρών. Σκοπό τους έχουν την συνεχή εκπαίδευση σε θέματα της ΩΡΛ ειδικότητας των οικονομικά τακτοποιημένων μελών της Εταιρείας. Η οργάνωση των
ανωτέρω Σεμιναρίων θα υπόκειται στις αντίστοιχες εγκυκλίους του ΕΟΦ που καθορίζουν το θεσμικό πλαίσιο.

ΓΕΝΙΚΟΤΕΡΑ ΥΠ’ ΟΨΙΝ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ

Παρακαλούμε να μας αποστείλετε τις προτάσεις σας και για τις δυο διοργανώσεις, δίνοντας αναλυτικά τα κόστη για τις απαιτούμενες υπηρεσίες. Επίσης θα θέλαμε να μας υποβάλετε σχέδιο συνεργασίας, εισπράττοντας από την εταιρεία σας όλα τα έσοδα και αναλαμβάνοντας
όλα τα έξοδα, προσφέροντας εγγυημένες παροχές προς την Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου.

Επίσης θα θέλαμε να σας επισημάνουμε ότι σε περίπτωση που ο αριθμός των Συνέδρων υπερβεί ή υπολείπεται του αναμενόμενου, σας παρακαλούμε να μας ενημερώσετε για το ποσοστό αυτό επί του τελικού τζίρου.
Επίσης, τα έξοδα μεταφοράς, διαμονής και εγγραφής των 9 μελών του Δ.Σ της Πανελλήνιας ΩΡΛ Εταιρείας και για τις δυο διοργανώσεις θα καλυφθούν από εσάς.
Σας γνωστοποιούμε ότι γίνονται δεκτές και επιπλέον προτάσεις που θα συμβάλουν στην πληρέστερη διοργάνωση του Συνεδρίου και των Σεμιναρίων. Δεν θα γίνουν όμως δεκτές αντιπροσφορές μετά το άνοιγμα των επιστολών με τις προτάσεις σας.
Τέλος το Δ.Σ. διά του προέδρου, του ταμία ή άλλου εξουσιοδοτημένου μέλους θα έχει πλήρη και άμεση γνώση των επί μέρους συμβάσεων της διοργανώτριας εταιρείας με τις ξενοδοχειακές μονάδες, δημοσίους ή ιδιωτικούς φορείς συνεδριακών χώρων, μεταφορικές και εταιρείες τροφοδοσίας ή άλλων συνεργαζομένων με αυτήν εταιρειών ή γραφείων
παροχής υπηρεσιών και ενοικίασης εξοπλισμού, όπως θα έχει και αποφασιστική γνώμη στη διαμόρφωση της τιμολογιακής πολιτικής και στις δύο εκδηλώσεις.
ΟΛΕΣ ΟΙ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΓΚΡΙΝΟΝΤΑΙ από την Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου ΠΡΟΚΕΙΜΕΝΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΤΕΛΙΚΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥΣ.

Υποχρεώσεις γραφείου
Να καταθέσει το προφίλ και το πελατολόγιο του γραφείου ειδικά σε ότι αφορά τη διοργάνωση ιατρικών συνεδρίων. Απαραίτητη προϋπόθεση για την ανάληψη του συνεδρίου, θα είναι η εταιρεία να έχει πιστοποίηση ISO, πιστοποιητικά από φορείς στους οποίους ανήκουν, τυχόν συστατικές επιστολές για διοργάνωση Πανελληνίων Ιατρικών Συνεδρίων, επιστολή τραπέζης πιστοληπτικής δυνατότητας και να έχει πραγματοποιήσει 5 τουλάχιστον Πανελλήνια Συνέδρια άλλων Ιατρικών Εταιρειών (των κεντρικών επιστημονικών εταιρειών κάθε ειδικότητας).
Οι προσφορές και οι χορηγίες υπέρ του συνεδρίου γνωστοποιούνται στο ΔΣ. Καμιά συμφωνία δεν θα θεωρηθεί έγκυρη εάν δεν υπάρχει προηγούμενη έγγραφη συνεννόηση μεταξύ του γραφείου, των χορηγών και του Προέδρου της οργανωτικής επιτροπής.
Αναλυτική κατάθεση γραπτώς απολογισμού και αξιολόγησης του συνεδρίου εντός διμήνου μετά τη λήξη του συνεδρίου.
Τακτική ενημέρωση του προέδρου και της οργανωτικής επιτροπής για την πορεία των εργασιών του συνεδρίου.

Εγγυήσεις
Κάθε προσφορά θα πρέπει να συνοδεύεται από υπεύθυνη δήλωση στην οποία ο υποψήφιος να δεσμεύεται ότι:
-Οι τελικές τιμές των παρεχομένων υπηρεσιών δεν θα είναι διαφορετικές από την υποβαλλόμενη προσφορά.

  • Τα ξενοδοχεία που θα χρησιμοποιηθούν για τις ανάγκες του συνεδρίου θα πρέπει να καλύπτουν πολλές οικονομικές κατηγορίες προκειμένου να έχουν οι σύνεδροι (ειδικευμένοι, ειδικευόμενοι, μη ιατροί,φαρμακευτικές Εταιρείες) δυνατότητα επιλογής, ενώ σε κάθε περίπτωση οι τιμές θα πρέπει να είναι χαμηλότερες των επίσημων τιμών των ξενοδοχείων προς τρίτους. όπως αυτές είναι προσπελάσιμες μέσω του διαδικτύου. Η όποια μείωση των τιμών θα επιτευχθεί λόγω του αριθμού των επισκεπτών θα μετακυλιστεί στους συναδέλφους συνέδρους. Στις συζητήσεις με τα Ξενοδοχεία θα συμμετέχουν και μέλη του Δ.Σ.
  • Στις συζητήσεις – κατάθεση προσφορών για τις κοινωνικές εκδηλώσεις με το φορέα που θα το αναλάβει θα συμμετέχουν και μέλη του Δ.Σ. για να τον έλεγχο των τιμών και αποφυγή υπερκοστολογήσεων π.χ. των διαλειμμάτων καφέ.
    -Επιπλέον για την υπογραφή της σύμβασης απαιτείται εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης του επιλεγέντος υποψηφίου στο ύψος των 60.000 € προς την Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου, η οποία θα παραδοθεί πριν την υπογραφή της σύμβασης και θα καλύπτει και τις δυο εκδηλώσεις
    δηλαδή τα διαδικτυακά σεμινάρια και συνέδριο, και στο σώμα της εγγυητικής επιστολής θα γίνεται μνεία και για τα διαδικτυακά σεμινάρια και συνέδριο . Η ισχύς της εγγυητικής επιστολής πρέπει να λήγει 6 μήνες μετά τη λήξη του συνεδρίου και αφού πρώτα εντός 4 μηνών έχει εκκαθαρισθεί και αποδοθεί το ποσό που έχει συμφωνηθεί στην Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας, Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου. Σημειώνεται ότι και η εκκαθάριση-απόδοση του σεμιναρίου θα πρέπει να γίνει εντός 2 μηνών από τη λήξη του. Τα αποδοθέντα ποσά επιβαρύνονται με τον αναλογούντα εν ισχύ ΦΠΑ.

Ο προϋπολογισμός του συνεδρίου θα συνταχθεί από το γραφείο που θα αναλάβει τη διοργάνωση του συνεδρίου. Θα πρέπει να είναι σύμφωνος και να κατατεθεί εντός του προβλεπόμενου χρονικού ορίου στον ΕΟΦ έτσι όπως ορίζεται από την τελευταία εγκύκλιο του ΕΟΦ (αριθμός πρωτοκόλλου 37201/23/3/2020).

Όλοι οι όροι που θέτει η Πανελλήνια Εταιρεία Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου στην παρούσα προκήρυξη είναι ουσιώδεις και θα συμπεριληφθούν στην τελική σύμβαση που θα υπογραφεί μεταξύ της Πανελλήνιας Εταιρείας Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλουκαι του επιλεγέντος υποψηφίου. Η συμμετοχή παντός υποψηφίου στην εν λόγω διαδικασία σημαίνει απόλυτη αποδοχή των όρων της παρούσας. Προσφορές που είναι αόριστες ή ανεπίδεκτες εκτίμησης ή
είναι υπό αίρεση ή παρουσιάζουν απόκλιση από τους όρους της παρούσας απορρίπτονται. Η τελική επιλογή του Οργανωτικού γραφείου θα γίνει βάσει της αξιολόγησης των προσφορών από το Δ.Σ της Πανελλήνιας Εταιρείας Ωτορινολαρυγγολογίας Χειρουργικής Κεφαλής και Τραχήλου,λαμβανομένων υπόψη όλων των ποιοτικών και οικονομικών κριτηρίων καθώς και των επιπρόσθετων υπηρεσιών στην κατεύθυνση της ευδόκιμης διεξαγωγής των εν λόγω συνεδρίων. Το ιστορικό παλαιότερης συνεργασίας με γραφεία που διοργάνωσαν Συνέδρια και τυχόν προβλήματα που προέκυψαν θα ληφθούν υπόψη τόσο θετικά όσο και αρνητικά.
Για την ανάδειξη της συμφερότερης προσφοράς λαμβάνονται υπόψη ιδίως η τιμή, οι όροι πληρωμής, η εμπειρία και η γενική εικόνα. Επίσης η ποιότητα των υλικών που θα χρησιμοποιηθούν, το στελεχιακό δυναμικό που θα διατεθεί για τη διεκπεραίωση των εργασιών του συνεδρίου, η λειτουργικότητα του εξοπλισμού και η εγγύηση καλής λειτουργίας του θα αξιολογηθούν.
Στον υποψήφιο που θα επιλεγεί αποστέλλεται ηλεκτρονικά σχετική ενημέρωση.
Οποιαδήποτε μεταβολή στην παρούσα συμφωνία πρέπει να αποδεικνύεται εγγράφως.